Contratar a un trabajador en Colombia implica cuatro afiliaciones obligatorias. Te explicamos el orden, los documentos y los plazos legales para no exponerte a sanciones.
Cuando una empresa en Colombia vincula a un trabajador mediante contrato laboral, debe afiliarlo al Sistema de Seguridad Social Integral. Son cuatro afiliaciones distintas y cada una tiene su propio trámite: salud (EPS), pensiones, riesgos laborales (ARL) y caja de compensación familiar.
1. Afiliación a la ARL: antes de que el trabajador empiece
La afiliación a la Administradora de Riesgos Laborales debe quedar registrada como mínimo un día antes del inicio de labores. Es la más crítica: si el trabajador sufre un accidente en su primer día sin cobertura, la empresa responde económicamente por la atención, las incapacidades y las indemnizaciones.
2. EPS y fondo de pensiones
El trabajador elige libremente su EPS y su fondo de pensiones. El empleador formaliza el traslado o la afiliación nueva y reporta el ingreso en la planilla PILA del mes correspondiente. Si el trabajador ya venía cotizando como independiente, no siempre hay que cambiarlo de entidad: basta con actualizar el tipo de cotizante.
3. Caja de compensación familiar
El aporte del 4% a la caja da acceso a subsidio familiar, subsidio de vivienda, educación, recreación y crédito. Es obligatorio para todo empleador con trabajadores dependientes, sin importar el tamaño de la empresa.
Documentos que normalmente se piden
- Documento de identidad del trabajador y de los beneficiarios.
- Contrato laboral o carta de vinculación con fecha de ingreso y salario.
- RUT y Cámara de Comercio de la empresa.
- Formularios de afiliación de cada entidad, firmados por empleador y trabajador.
- Registros civiles y actas de matrimonio o declaración de unión para beneficiarios.
Errores frecuentes que generan sanciones
- Afiliar a la ARL el mismo día en que el trabajador inicia labores.
- Reportar un IBC inferior al salario real del trabajador.
- Olvidar el retiro en PILA cuando termina el contrato, lo que genera aportes indebidos.
- No afiliar beneficiarios, dejando a la familia sin cobertura en salud.
¿Necesitas apoyo con el trámite?
En AGO Consultorías gestionamos las afiliaciones de tu empresa y de tu familia ante EPS, fondo de pensiones, ARL y caja de compensación, además de medicina prepagada y planes complementarios. Nos encargamos de los formularios, la radicación y el seguimiento hasta que la afiliación quede activa.
¿Necesitas asesoría?
Hablemos de tu caso concreto
Escríbenos y un asesor de AGO Consultorías te responde con las opciones y los tiempos reales del trámite.
Contactar